सामान्य प्रशासन विभागातील कार्यासन 16-ब व साविस कक्षामध्ये एमएस एक्सेलचा वापर करुन संगणकावर टपाल नोंदविण्याची एक अभिनव कार्यपध्दती अवलंबिण्यात येत आहे. मंत्रालयात सध्या टपालाची नोंदणी मन्युअल पद्घतीने म्हणजेच नोंदणी रजिस्टर मध्ये नोंद घेऊन तसेच डिजेएमएस द्बारे करण्यात येते. तथापि डिजेएमएस नोंदणी प्रणालीमध्ये असलेल्या त्रुटी व अडचणीमुळे मंत्रालयातील लिपिकांकडून टपालाची नोंदणी डिजेएमएस व मॅन्युअल या दुहेरी पद्घतीने करण्यात येते. यामुळे कार्यासनातील लिपिकांचा बराचसा वेळ टपाल नोंदणीमध्ये वाया जातो. डिजेएमएस प्रणालीतील त्रुटी व मॅन्युअल पद्घतीचे तोटे विचारात घेऊन ते दूर करण्याच्या दृष्टीने कार्या.16 मध्ये वरीलप्रमाणे अभिनव पद्घती अवलंबिण्यात येत आहे. या पद्घतीमुळे टपालाची दुहेरी नोंदणी करण्याची गरज नाही तसेच उपसचिव स्तरावर प्राप्त टपालाचे ऍनालिसेस करता येत असल्याने प्रकरणांचा टपालाचा निपटारा करण्याच्या दृष्टीने योग्य निर्देश देता येतात. सदर टपाल नोंदणीची कार्यपद्घती सामान्य प्रशासन विभागातील अन्य उप सचिवांच्या स्तरावरही अवलंबिण्यात यावी या हेतूने सदर टिप्पणी पाठविण्यात येत आहे.
या पध्दतीमध्ये MS Excel चा वापर करुन कार्यासनात प्राप्त होणा-या टपालांची नोंदणी 17 कॉलममध्ये (रकान्यात) करण्यात येते. या विवरणपत्राचा नमुना खालीलप्रमाणे आहे.
वर नमूद केलेल्या विवरणपत्रात विहित केलेल्या रकान्यांची वैशिष्ट्ये खालीलप्रमाणे आहेत -
1. रकाना क्रमांक 1 : सदरचा रकाना कार्यासनात प्राप्त झालेल्या टपाल संदर्भाचा कार्यासनातील आवक क्रमांक दर्शवितो. सदर रकाना टपाल नोंदविणा-या लिपिकाच्या दृष्टीने अत्यंत महत्वाचा आहे.
2. रकाना क्रमांक 2, 3, 4- कार्यासनात प्राप्त होणारे सर्व टपाल हे नोंदणी शाखा, अमुस/प्रस/सचिव यांचे कार्यालय व सहसचिव/उपसचिव यांचे कार्यालय अशा 3 स्त्रोतांकडून प्राप्त होत असल्याने या तीनही कार्यालयात नोंदणी केलेल्या टपालास त्या कार्यालयाचा नोंदणी क्रमांक अनुक्रमे रकाना क्र 2, 3 व 4 येथे दर्शविण्यात येतो. यामुळे या तीनही स्त्रोतांपैकी कोणकोणत्या कार्यालयाकडून किती टपाल प्राप्त झाले याची माहिती उपलब्ध होऊ शकते. अमुस व उपसचिव यांचे कार्यालयातही Excel च्या वरील विवरणपत्रातच टपालाची नोंद करण्यात येत असल्याने त्या कार्यालयाकडून E-mail ने टपाल नोंदीची प्राप्त होणारी Excel विवरणपत्रातील माहिती कार्यासनातील संगणकावरील विवरणपत्रात संबंधित रकान्यात विनासायास Paste करता येते. त्यामुळे टपालाची पुन्हा नोंद घेण्याची गरज राहत नाही व कार्यासन लिपिकाचा वेळ वाचतो.
3. रकाना क्रमांक 5, 6, 7 व 9, 10 - वर नमूद केलेल्या विवरण पत्रातील हे रकाने शासनाने विहित केलेल्या आवक नोंद वहीतील नेहमीच्या रकान्यांप्रमाणे आहेत.
4. रकाना क्रमांक 8 - येथे नमूद केलेल्या जिल्हा या रकान्यामुळे टपालाचे जिल्हानिहाय वर्गीकरण (sorting) करता येते. या विश्लेषणाचा उपयोग वरिष्ठ अधिका-यांना होतो. यामुळे एकाच जिल्ह्याकडून येणा-या टपालाचा निपटारा करण्यासाठी योग्य निर्देश देता येतात.
5. रकाना क्रमांक 11 - प्राप्त टपालापैकी खास लक्ष देण्याच्या बाबी (महत्त्व) उदा. विधीमंडळ कामकाज, माहितीचा अधिकार, विकाक, लोकप्रतिनिधी, न्यायालय, अर्थसंकल्प, लोकआयुक्त, निवेदने,अशाप्रकारे विवरण उपलब्ध होण्यासाठी हा रकाना आहे. याखेरीज असलेल्या टपालात महत्त्व हा रकाना रिकामा राहील.
6. रकाना क्रमांक 12 - रकाना क्रमांक 12 हा सर्वात महत्वाचा रकाना खास करून उपसचिवाच्या पातळीवर विश्लेषण करण्यासाठी व कार्यक्षमता वाढविण्यासाठी आहे. उदाहरणादाखल साप्रवि कार्यासन 16-ब मधील स्वरूप-1 ते 12 प्रकारचे वर्गीकरण सोबत जोडलेले आहे. त्यामध्ये विषयानुरूप 11 प्रकारचे व इतर असे 12 प्रकार दाखविण्यात आलेले आहे.
स्वरूपाच्या विवरणामध्ये सामान्यपणे येणारे शब्द विभागीय चौकशी, पूरक मागणी, सेवानिवृत्ती , थकीत बिल, मंत्रीमंडळ टिप्पणी अशा सारखे असतील. परंतु प्रत्येक कार्यासनाला नेमून दिलेली विशिष्ट कामाप्रमाणे त्या त्या उपसचिवांना आपापल्या कार्यासनाचे स्वरूप या रकान्याचे वर्गीकरण स्वत: बसून ठरवावे लागेल. कार्यासन 16 ब च्या उदाहरणावरून दिसून येते की, या कार्यासनाला सेवानिवृत्ती, विभागीय चौकशी यासारखे विषय हाताळावे लागत नाही, परंतु आरक्षण, बिंदू नामावली यासारखे विषय हाताळावे लागतात. याचमुळे प्रत्येक कार्यासनासाठी स्वरूप या वर्गीकरणामध्ये निश्चित स्वरूप काय असेल, हे त्या त्या उपसचिवांनी कार्यासनातील सर्वाच्या बरोबर बसून ठरवावे लागेल.
स्वरूप या रकान्यावर सॉटींग करणे आवश्यक असल्याने या वर्गीकरणासाठी शक्य तो एक व जास्तीत जास्त 2 शब्दांचा वापर करावा. ज्या टपालाचे स्वरूप टपाल लिपीकाला निश्चितपणे समजणार नाही , तेथे “इतर” हा शब्द लिहिता येईल. मात्र ,पहिला एक महिना उपसचिव किंवा अवर सचिव यांनी स्वत:च टपाल वाचून टपालाचे स्वरूप योग्य त-हेने लिहिले असल्याची खातरजमा करावी . तसेच “इतर” या संज्ञेत मोडणारे टपाल एकूण टपालाच्या 10% पेक्षा कमी असावे. स्वरूप या रकान्यासाठी शक्य तो 20 पेक्षा अधिक प्रकारचे वर्गीकरण नसावे कारण जास्त प्रकारचे वर्गीकरण केल्याने टपाल लिपीकाचा गोंधळ होऊ शकतो.
सुमारे 10 दिवसांचे टपाल “स्वरूप ” या रकान्यावर सॉर्ट केल्याने उपसचिव व अवर सचिव या पातळीवर तात्काळ कामाची प्रथमिकता ठरवता येते. यासाठीच हा रकाना आहे.
7.़ रकाना क्रमांक 13, 14, 15 - कोणाकडे देण्यात आला - कार्यासन पध्दतीमध्ये अवर सचिव-कक्ष अधिकारी-सहायक-लिपिक अशी कर्मचा-यांची सरळसोपी साखळी कधीच नसते. परंतू ब-याच ठिकाणी पुरेसा कर्मचारीवृंद नसल्यामुळे बहुतेक ठिकाणी एकाच लिपिकास एकापेक्षा अधिक सहायक, कक्ष अधिकारी/अवर सचिव यांचेकरीता टपाल नोंदणीचे काम करावे लागते. ही वस्तुस्थिती विचारात घेऊन हे रकाने दर्शविण्यात आले आहेत. यामुळे कोणकोणते सहायक / कक्ष अधिकारी /अवर सचिव यांना कोणकोणते टपाल देण्यात आले आहे याची अचूक माहिती या रकान्यावरुन स्पष्ट होते. त्यामुळे एकाच अधिका-यावर कामाचा अधिक ताण पडणार नाही हे पाहता येते. तसेच टपाल लिपीकाला शोध घे?णे सोपे होते.
8. रकाना क्रमांक 16 व 17 - यामध्ये अ.क्र. 16 येथे कार्यासनात प्राप्त झालेल्या टपालावर केलेल्या कार्यवाहीची माहिती दर्शविण्यात येते. येथे केलेल्या कार्यवाहीची माहितीही 4 प्रकारात वर्गीकरण करण्यात आली आहे. यामध्ये नवीन प्रकरण तयार करणे, नस्ती सोबत ठेवणे, इतर विभागांकडे पाठविणे व द.दा. करणे या 4 पर्यायांचा समावेश आहे.
या रकान्यातील माहितीचे वर्गाकरण करुन महिन्याच्या अखेरीस प्राप्त टपालावर केलेल्या कार्यवाहीचा, कार्यवाहीच्या प्रकारानुसार गोषवार काढता येतो तसेच निर्गमित केल्याच्या दिनांकावरुन एका विशिष्ट तारखेस किती टपालाचा निपटारा झाला याची माहिती मिळू शकते.
या विवरणपत्राचे Print Out घेताना पहिल्या शीट वर अ.क्र. 1 ते 8 रकाने व दुस-या शीटवर अ.क्र. 1, 5, 6 ,9 ते 17 येथील रकान्यांची प्रिंट घेण्यात येते. यामुळे एकाच दृष्टिक्षेत्रात प्राप्त टपालाच्या तपशीलासह केलेल्या कार्यवाहीची माहिती उपलब्ध होऊ शकते.
त्याचप्रमाणे आलेल्या टपालावर विहित कालावधीत कार्यवाही होते की नाही याचा वरिष्ठ स्तरावर आढावा घेण्यासाठी प्रत्येक महिन्याच्या 1 ते 10, 11 ते 20 व 21 ते 31 तारीख या कालावधीत प्राप्त टपालाचा गोषवारा उपसचिव व अमुस यांच्याकडे सादर करण्यात येतो. त्यासाठी या कालावधीत प्राप्त टपालाचे विविध शीर्षानुसार वर्गीकरण करण्यात येते.
याअभिनव कार्यपध्दतीमुळे टपालाची पुन्हा नोंद घेण्याची गरज राहत नाही व कार्यासन लिपिकाच्या कामकाजात वेळेची बचत होते. प्राप्त टपालाचे विविध शीर्षानुसार वर्गीकरणामुळे वेगवेगळया संदर्भाचा /प्रकर?णांचा निपटारा कर?ण्यासाठी योग्य नियोजन करता येते. कृषी व पदुम विभागात या कार्यपध्दतीचा वापर केल्यामुळे 450 न्यायालयीन प्रकर?णांचा निपटारा योग्य ्‌नियोजनाद्बारे सुलभपणे कर?ण्यात आला आहे.
तरी साविस व कार्या.16ब कक्षामार्फत राबविण्यात येणा-या टपाल व्यवस्थापन कार्यपद्घती सर्व उपसचिव पातळीवर राबवि?ण्याबाबत आपले अभिप्राय देण्यात यावेत.
